Статья Лилии Чаковой "Внутренняя коммуникация в компании"

Статья будет интересна и познавательна руководителям, которые серьезно намерены создавать целостную организацию со своей информационной средой, с правильным позиционированием, с нужным отношением работников к определенным вещам и событиям.

Информация – ключевой ресурс 20 и 21 века. Мы все стремимся к познанию, владеть нужной и своевременной информацией, чтобы идти в ногу с инновациями и не быть архаичными. А скорость информации в наше время очень большая. И как в сказке «Алиса в стране чудес»: «Иногда, чтобы оставаться на месте нужно очень сильно бежать», необходимо быть активным и соответствовать времени, эпохе информации.  

Поэтому, сознательное или бессознательное стремление сотрудников к информации, быть в курсе всего, вполне естественно. Коммуникация в организации существует при любых условиях, вне зависимости умеет ли руководитель ею управлять или нет.

Поэтому, если управляющий намерен создавать целостную организацию со своей информационной средой, с правильным позиционированием, с нужным отношением работников к определенным вещам и событиям, он обязан настроить систему каналов внутренней коммуникации.

У большинства руководителей есть целый арсенал примеров, где отсутствие ожидаемых результатов обусловлено следующими причинами:

• Искажение информации на разных уровнях передачи. Как правило, это происходит либо ненамеренно либо намеренно. Ненамеренное искажение происходит из-за того, что каждый сотрудник воспринимает информацию по-своему и сквозь собственную модель мышления воспроизводит ещё более искажённый «собственный вариант». Достаточно 2-3 транслирований между сотрудниками и полученная информация существенно отличается от первично исходящей. Т.е. мы все разные и если слышим что-то в устной форме, то передаём другому своими словами, далее воспроизводим полученную информацию с добавлением своего отношения к ней. Вот так происходит ненамеренное искажение информации. Нередко бывает и намеренное искажение полученной информации. Разные мотивы этого, но суть одна, сотрудник специально вносит коррективы. Сделать это очень просто, даже не надо врать. Хотя некоторые и к таким мерам прибегают. Как намеренно искажают информацию? Для этого достаточно преувеличить, что-то просто умолчать, недоговорить и наложить собственное отношение к обсуждаемому вопросу. Буквально с первой передачи в звене мы получаем очень далёкий от оригинала вариант. Подчёркиваю, это делается специально, намеренно.

• Блокирование информации. Это особенно популярная тема во время внедрения изменений, а также, когда некоторым сотрудникам (с их субъективной точки зрения) не выгодно, чтобы эта информация стала «живой» (например, они должны будут поменять привычный формат работы, что-то потерять, где-то больше напрячься и т.п.). В процессе внедрения изменений приоритетными становятся два вопроса: время и сопротивление персонала. Т.е. сколько времени уйдёт на период принятия и адаптации, и какая степень сопротивления будет у коллектива с учётом того, насколько их вытолкнут из зоны комфорта, привычного хода дел. В обоих этих случаях информация играет ключевую роль. Поэтому блокирование информации крайне не выгодно руководителю. В первом случае мы теряем из-за этого время, во втором случае усиливаем динамику сопротивления. Собственно, эти оба фактора очень взаимосвязано между собой. В зависимости от масштаба изменений увеличивается срок инкубации информации. Безусловно, разное время нужно для того, чтобы внедрить новую форму отчёта в отделе и для того, чтобы создать новое структурное подразделение в организации. Поэтому внимательность к своевременной передаче информации крайне важна. Понятно, что несвоевременная передача информации ведёт к снижению скорости реализации управленческих решений, а искажённая информация ведёт к ошибкам, их исправлению и замедлению работы компании. Для того, чтобы этого не допустить, необходимо передавать, каскадировать информацию не разрозненно, а масштабно. Т.е. не через нескольких ключевых лиц, а через инструменты внутреннего PR в компании, тем самым, делая сразу большой охват «получателей». Также это должно осуществляться не только в устной форме, а письменной. Для этого необходимо выстроить систему внутренних каналов коммуникации по донесению информации к персоналу на разных уровнях. Система внутренних каналов коммуникации есть часть стратегического менеджмента, которая должна учитываться в построении стратегии любым руководителем. Благодаря инструментам внутренних каналов коммуникации компания может предубедить потерю времени, слухи, сопротивление персонала и ошибки в выполнении задач персоналом. 

Ключевые каналы коммуникации в компании следующие: корпоративные мероприятия, места встречи сотрудников, слухи и корпоративные издания.

Теперь подробнее о каждом из данных инструментов.

1. Корпоративные мероприятия.

• В первую очередь сюда входят совещания и собрания, где озвучиваются нововведения, основные принципы деятельности и компании и многое другое. Это должно обязательно фиксироваться на бумаге. Как говориться «Самый тупой карандаш лучше самой острой памяти». Также, одним из ключевых способов задействования корпоративных мероприятий как канала коммуникации являются выступления руководства компании. Это проводится хотя бы раз в месяц, но это часть корпоративной культуры и один из самых сильнодействующий каналов коммуникации, который охватывает масштабно и целенаправленно. Немаловажный инструмент в корпоративных мероприятиях – это корпоративные праздники, поездки, которые просто необходимо использовать как канал коммуникации. Это достаточно мощный инструмент, так как эти мероприятия эмоциональные, люди максимально сопричастны к событиям компании, на таких мероприятиях легче всего создать нужное отношение к тем или иным событиям в компании.
• Следующим способом корпоративных мероприятий является обучение, через которое транслируется важная и значимая информация. Это могут быть как внутренние, так и внешние тренинги, а также учебные мероприятия, организуемые руководителями подразделений. Данный канал коммуникации помимо информационного воздействия предполагает ещё и получение обратной связи от сотрудников, что позволяет прогнозировать время для внедрения того или иного изменения. Также, сюда входят корпоративные соревнования. Они мобилизируют людей и являются отличной платформой информационного воздействия.. С этими целями задействуется речь победителей, поздравления и обратная связь руководства, подкреплённая правильной информацией в нужном ключе. 

2. Места встречи сотрудников.

• В любой организации должны быть предусмотрены такие места, они одни из самых быстрых внутренних каналов коммуникации, к тому же не требуют больших финансовых вложений.Хорошим местом обмена информацией является столовая, там люди общаются, проводят время. Можно поспорить, где читают чаще объявления, на доске объявлений в коридоре или возле кофеварки? Уверена, чт кофеварка победит. Поэтому, размещать объявления в столовой, возле кофейного аппарата крайне выгодно. Незаменимым местом встречи сотрудников является место для курения. Людям всё равно нужно о чём-то говорить, как хорошо знакомым друг с другом, так и не особо. Нужны общие темы для разговоров. Создавайте такие темы Вы. Поэтому, вешайте там объявления и задавайте направление разговорам. Пусть Ваши сотрудники говорят о том, что важно Вам. Итак, место для курения немаловажный канал донесения информации.
• Также, местом встречи коллег является рабочее место сотрудников. Если оно будет оборудовано с учётом места, куда будут вывешиваться службой персонала ключевые новости, ценности компании и другое, это будет очень продуктивно. Это постоянно воздействующий канал коммуникации для самого сотрудника, так и для коллег, которые к нему приходят решать те или иные рабочие вопросы. 

3. Слухи, которые были, есть и будут в любой структуре, где работают люди.

• Будем называть вещи своими именами, а не как это часто облагораживают и называют «неформальные коммуникативные потоки». Не важно как это явление назвать, важно понимать, что они оказывают действие и производят влиятельный эффект. И если руководитель намерен влиять на события в своей организации, ему необходимо научится задавать вектор слухам, более того создавать их. Если руководитель их не создаёт, люди создадут их сами. Поэтому лучше предубедить события. Для этого есть некий инструмент – агенты влияния. Это сотрудники в компании, обязательно неформальные лидеры, которые лояльны к бизнесу, руководству, с которыми руководитель обязан общаться и закладывать им в уши нужную информацию. Агенты влияния, пользуясь симпатией и популярностью в определённых группах людей, своё дело ненамеренно или намеренно будут осуществлять.

4. Корпоративные издания. 

• То, что зафиксировано, имеет наибольшую вероятность не быть искажённым. Более того, благодаря корпоративным изданиям производиться постоянное системное информирование сотрудников. К корпоративным изданиям относятся внутренние газеты, внутренний сайт компании, доска объявления, а также корпоративные фильмы. Также, хорошим способом является фиксирование принципов деятельности компании, её ценностей (если они в бизнесе созданы) на внутренних документах. Т.е. построить внутренний документооборот таким образом, чтобы постоянно на глазах у людей была нужная руководству информация. Таким каналом коммуникации не стоит пренебрегать, так как он даёт не просто охват аудитории, он даёт регулярное постоянство, т.е. системность. А это очень важно. Задействовав хотя бы часть вышеизложенных инструментов построения внутренних каналов коммуникации, руководитель сможет ускорить реализуемость управленческих решений и усилить продуктивность работы компании. Давайте помнить, что один из ключевых активов компании являются люди, которые требуют внимания и правильного управления. И взаимодействие между структурными подразделениями в целом, и личностями в отдельности является очень важной частью её деятельности.

Вы также можете посмотреть другие статьи Лилии Чаковой

Посмотреть подробное резюме Лилии Чаковой

Посмотреть программу авторского открытого курса Лилии Чаковой Школа руководителя "Управленческий коктейль"

Посмотреть  программу открытого тренинга Лилии Чаковой "Управление через коммуникацию"

Хотите больше информации? 

Вам или Вашей компании необходим качественный тренинг? Позвоните нам!